出国参展常识
随着对外开放的日益扩大，国内各地区、各行业都热心于同海外的交流，特别是外向型的地区、企业，为扩大同海外的贸易与合作的机制，主动走出国门，参加海外展会或独自在海外举办展览的日多。这是一个可喜的现象。但是喜中有忧，不少参展单位在海外进行的展览，往往历经坎坷，花费巨大，却收效甚微。究其原因，当然有产品、市场、包装、价格、广告和销售网络等多方面的问题，但是，展览不能达到预定的展览目标，却大多出于展览本身的组织实施问题了。诸如，事先对展览会调查与市场调查不周，以至展览会选择不当，展览品配置不对，或是运输中对展品造成重大损坏等等。总之，归结于缺乏对海外展览实务的基本知识的经验。为此，我们为大家介绍出国参展的基本知识。
第一章国外展会的选择与参加
参加展览会是企业最重要的营销方式之一，也是企业开辟新市场的首选方式。在同一时间、同一地点使某一行业中最重要的生产厂家和购买者集中到一起，这种机会在其它场合是找不到的。通过参加展览会，人们可以迅速全面地了解市场行情。许多工商企业正是借助展览会这个渠道，向国内外客户试销新产品、推出新品牌，同时通过与世界各地买家的接触，了解谁是真正的客户，行业的发展趋势如何，最终达到推销产品、占领市场的目的。美国贸易展览局近期作出的一份调查显示，制造业、通讯业和批发业中，2/3以上的企业经常参加展览会；金融、保险等服务性行业虽然只能展示资料和图片，但依然有1/3以上的公司将展览会视作主要的营销手段。
(一)了解特性
若要充分利用展览会，必须了解展览会的特性。展览会有别于其它营销方式，它是唯一充分利用人体所感官的营销活动，人们通过展览会对产品的认知是最全面、最深刻的。同时，展览会又是一个中立场所，不属于买卖任何一方私有。从心理学角度看，这种环境易使人产生独立感，从而以积极、平等的态度进行谈判。这种高度竞争而充分自由的气氛，正是企业在开拓市场时最需要的。
同时，展览会又是一项极为复杂的系统工程，受制因素很多。从制定计划、市场调研、展位选择、展品征集、报关运输、客户邀请、展场布置、广告宣传、组织成交直至展品回运，形成了一个互相影响互相制约有机整体，任何一个环节的失误，都会直接影响展览活动的效果。
如果对展览会的这些特性了解不够，即使展出者花费了大量的人力物力，也未必能达到预期的效果。
(二)明确目标
说起参展目标，经常听到的几种典型错误有：
“老板让来的！”
“因为我们每年都参加这个展览会。”
“因为我们的竞争对手也来了。”
“这是全行业最大展览会。”
实际上，这些都不是参展目标，最多算是展出原因，而且没有一条是根本原因。
企业的参展目标通常有以下几种：树立、维护公司形象；开发市场和寻找新客户；介绍新产品或服务；物色代理商、批发商或合资伙伴；销售成效；研究当地市场、开发新产品等等。德国展览协会根据市场营销理论将参展目标归纳为：基本目标、产品目标、价格目标、宣传目标和销售目标五类。企业可能会同时有几种目的，但在参展之前务必确定主要目标，以便有针对性地制定具体方案，区分工作重点。
(三)谨慎选择
一般来说，企业在选择展览会时，应结合参展目的重点考虑以下几个因素：
1．展会性质。每个展览会都有不同的性质，从展览目的可分为形象展和商业展；从行业设置可分为行业展和综合展；按观众构成可分为公众展与专业展；按贸易方式可分为零售展与订货展；以展出者划分，又有综合展、贸易展、消费展….凡此种种，不一而足。在发达国家，不同性质的展览会界限分明。但是在发展中国家，由于受到经济环境和展览业水平的限制，往往难有准确的划分。参展商应结合自身需要，谨慎选择。
2.．知名度。现代展览业发展到今天，每个行业的展览都形成了自己的“龙头老大”，成为买家不可不去的地方，如芝加哥工具展、米兰时装展、汉诺威工业博览会、广州全国出口商品交易会等。通常来讲，展览会的知名度越高，吸引的参展商和买家就越多，成交的可能性也越大。如果参加的是一个新的展览会，则要看主办者是谁，在行业中的号召力如何。名气大的展览会往往收费较高，为节省费用，可与人合租展位，即使如此，效果也会好于参加那些不知名的小展览会。
3．展览内容。现代展览业的一大特点是日趋专业化，同一主题的展览会可细分为许多小的专业展。例如，同样是有关啤酒的展览会，其具体的展出内容可能是麦芽和啤酒花，可能是酿造工艺，可能是生产设备，可能是包将材料工技术，也可能是一场品牌大战。参展商事先一定要了解清楚，以免“误入岐途”。
4．时间。任何产品都具有自己的生命周期，即新生、发育、成熟、饱和、衰退五个阶段。展出效率与产品周期之间有一定的规律，对于普通产品而言，在新生和发育阶段，展会有事半功倍的效果；在成熟和饱和阶段，展出的效果可能事倍功半；到了衰退阶段，展出往往会劳而无功。
5．地点。参加展览会的最终目的是为了向该地区推销产品，所以一定要研究展览会的主办地及周边辐射地区是否是自己的目标市场，是否有潜在买力，必要时可先进行一番市场调查。曾经有一个生产拖鞋的厂家，想当然地认为非洲天气热则非洲人一定会购买其产品。到了那边才发现，非洲天气热不假，但那里一些地区的老百姓平时根本就不穿鞋。
(四)精心准备
一旦决定了参加某一个展览会，则要即刻开始积极筹备。展览会是一项系统工程，千头万绪，需要考虑的问题很多。怎样才能合理使用人力、财力和精神呢？有人对展览会上的参观者作了调查，发现影响他们记忆的因素主要有六条，建议展出者不妨从这里入手：
1．展品选择。展品质展出者能给参观者留下印象的最重要因素。在参观者的记忆因素中，“展品有吸引力”占到39%的比重，应予重点考虑。选择展品有三条原则，即针对性、代表性和独特性。针对性是指展品要符合展出的目的、方针、性质和内容；代表性是指展品要能体现展出者的技术水平、生产能力及行业特点；独特性则是指展品要有自身的独特之处，以便和其它同类产品区分开来。
2．展示方式。展品本身大部分情况下并不能说明全部情况、显示全部特征，需要适应图表、资料、照片、模型、道具、模特或讲解员等真人实物，借助装饰、布景、照明、视听设备等手段，加以说明、强调和渲染。展品如果是机械或仪器要考虑安排现场示范，甚至让参观者亲自动手；如果是食品饮料，要考虑让参观者现场品尝，并准备小包装免费派发；如果是服装或背包，则要使用模特展示，或安排专场表演。这些都是为了引起参观者的兴趣，增加他们的购买欲望。
3．展台设计。展台设计的表面任务是要好看，根本任务则要帮助展出者达到展览目的。展台要能反映出展出者的形象，能吸引参观者的注意力，能提供工作的功能环境。因此，展台设计在注重视觉冲击力的同时，还要注意以下几点：展览会不是设计大赛，展台设计要与整体的贸易气氛相协调；展台设计是为了衬托展品，不可喧宾夺主，让绿叶淹没了红花；展台设计要考虑参展者的公众形象，不可过于标新立异；展台设计时不要忽略展示、会谈、咨询、休息等展台的基本功能。
4．人员配备。人是展览工作的第一要素，也是展览成功与否的关键所在。展台的人员配备可以从四个方面加以考虑：第一，根据展览性质选派合适类型或相关部门的人员；第二，根据工作量的大小决定人员数量；第三，注重人员的基本素质，如相貌、声音、性格、自觉性，能动性等。第四，加强现场培训，如专业知识、产品性能、演示方法等等。展台人员要结合参展商品的特点，灵活应付：如果是大众消费品应着力树立品牌形象，在消费者中形成亲和力；如系新产品，须大力宣传其与众不同之处；产品如具独创性，则应强调其技术上的突破性。
5．客户邀请。展览会上若能顾客盈门当然求之不得，但有时难免会出现门庭冷落的情况。这就要求参观者不应被动地等客户到来，要有意识地邀请客户来。可采取直接发函、登门拜访、通过媒体做广告、现场宣传、派发资料等手段，邀请和吸引客户。总之，要未雨绸缪，把工作做在前面。企业参加展览会时如果按照以上步骤甄别、选择和筹备的话，会收到事半功倍的效果。
第二章国外的参展的费用
到国外参展,究竟租用多少摊位恰当，租用多大展馆为宜，采用何种方式进行展出最佳等等，都须慎重考虑，切不可突发"展位越大越魄"的奇想，要力戒脱离实际需要，背离"投入产出"的效益原则，同时对展览会的费用项目多作具体的了解，比较，并作深入探讨。一旦对外签约，则应守合同，讲信用，不可任意撤约，造成信誉与经济上的损失。
第三章布展设计
提高展览质量，展览设计和摊位布置是至关重要的一环。以前的参展企业，有较多的公司对展位设计重视程度不够或参展人员的参展经验不足，出现公司只重视展品质量，忽视摊位内部布置等现象。有的摊位在展位内随意堆放，像摆地摊，致使展品内容虽好，但从展台整体看去，仍较暗淡无光，影响了公司的形象和贸易的成交，这对参展者的损失是不可估计的。鉴于此，特有以下几点建议，供各参展商参考！
1．根据公司自己的摊位面积，把握好参展品的数量和质量，不宜过多，否则给人一种拥挤感；当然也不宜过少，给人空荡感。
2．重视布展工作，对展位内的一钉一线都要认真讲究。墙面上不宜乱订乱挂，如做装饰处理应在国内准备好，做到处处有交代，事事有准备，不留伤痕，不留印记。做到点线面相结合，展品摆放时要具体设计好位置，做到高低起伏，错落有致，层次分明。
3．提高参展人员的素质，认真对待展台设计工作，讲究效果，反映水平，力求展品布置由过去的完成型向当今的讲究型发展。
4．建议参展公司在筹备展品时，根据国际标准展位的尺寸（长3mX宽3mX高2.5m）,准备2到3幅能反映贵司产品和规模的挂图（画、图片），尺寸为120cm*90cm（竖版式）或90cm*60cm（横版式），或者更大幅的挂图（宽度最好不要超出2.5M）。国内装好后随展品一同发往国外。（相关企业的文字说明设计如图片一样）。同时对挂图如何布置在墙上有个提前准备，譬如相关的挂钩等。
5．做好以上工作，一方面可以从容布展、撤展，更重要的是能够展示公司形象和实力，增强参展效果。
第四章展会的章程与海关对展览品的监管办法
详尽地了解有关展览的展览章程和展览品的监管办法，是办好展览、取得理想效果的重要条件。一个展览会的章程，对展览各方面的事宜均有明确的规定。如第10次大阪国际博览会的一般规程，包括了下述29个方面：1．名称2．目的3．主持单位4．支持5．赞助6．会期7．会场8．展出者及展品9．展览场地种类及其基本设施10．展览场地租费11．展览小间的申请和合同12．展览小间之申请与合同的取消与失效13．小间的分配14．展品搬入与搬出15．展示16．实演17．试销18．展品的安全保护19．展览场所的原状恢复20．供电、电话、供水与排水21．入场22．各种经费的负担及结算22．展览宣传24．展出者名录25．事故防止与事故责任26．照像与临摹27．会期的变更与中止28．规则的细则29．规则程序的变更。为使读者比较实际的了解，特从中选摘八条，都是出展中常要遇到的，介绍于后：
（一）展品
A．展品是展出者生产或经营的制品。
B．似如下的东西禁止展出。武器、枪、刀、剑类，引火，爆发性或放射性危险物，剧毒物，麻药，有可能侵害工业所有权的东西进口或禁止销售品。另外，主办者认为有碍于展览会举办的物品。
C．保护工业所有权
有关申请工业所有权以前的发明方案的展品，根据另定的手续，受到特许法第30条3项等的保护(国内)。
（二）试销小间：一小间9平方米(3m×3m)，安排为单排或双排，可在试销小间试销的商品，于新产品及未介绍品等。其细则按另定的试销特别章程办理。
（三）展出：展出者利用所分配的小间，可以设置为取得展品效果所必要的展览设备、装饰、各种标志等。这些设施以离床面高2．70米为限，其细则另定。
（四）实际表演：
1．展品实际表演，要考虑到对人体、财物的安全与其它展出者是否有影响
2．主办者认为有必要时，进行为谋求安全的处理，而限制表演或使其停止。
（五）试销：展出者在所分配的展览小间内，不能把展品或其它物品在展览会期间以转让的条件销售。不过，按有关规定条款可以在特定的场所试销商品。
（六）照像、摄像及临摹：
没有展出者或主办者的同意，不能对展品物进行摄影、监蘑测定取型等。
（七）展品的安全保护：
1．主办者应由负责的管理人员管理整个展馆，以保证安全。
2．展品的保护系统由展出者负责。主办者对偷盗、丢失、火灾、操作及在展览场所里发生的其他事故，不赔偿其损失。
3．展出者对搬进馆内的货物，在运输及展览期间要投保，并请采取适当的保护措施。
（八）展览场所的原状恢复：
展出者在会场内工作时，原则上在展品撤除期间内完全恢复，所谓恢复．并非原样不动，如因在会期内不能进行恢复，而由主办者代办时，其恢复所需之费用由展出者负担。
第五章展览品的运输、保险与展后处理
（一）展览品的运输
如何将展览品安全、准时、经济地运到展在国的展览馆，并复运回国？一般均全权委托外运公司进行（外运公司通常又与其在展地国的运输代理公司合作进行）。按外运公司的要求，展览组织者应提供有关展览品的资料，展览会地址、日期、收件人，以及展览品箱号、唛头、懈装、尺码、毛重、净重、以及总的体积和重量等。应该提请注意的事项尚有：
1．抵港时间，最好稍微留有余地，以防港口至展馆途中的意外延误。但抵港时间亦不宜过早，一会增加仓储费用，二会增加展品受损的可能。
2．展览品使用出口包装，具备集装箱运输条件的，尽量使用集装箱运输方式；在散装出运时，尽量地配载时考虑到港后卸货的便捷。
3．唛头、箱号、装卸运输标志要力求明显，展览道具箱外唛头的拟定，一般以取展在国大写第一个字母，加上展出年，如1988年赴意大利展览，唛头即可定为道具箱外刷制的唛头，及各类标志，通常为：唛头、箱号、体积、重量、吊钓批示符号和防雨、易碎等安全标志。需要加以说明的几点是：
①、送海关一式两份的展览品清单：分别列出展品清册、卖品清册、宣传品清册、展览道具清册；.文种系展出国文种与展在国文种相对照；有些国家要求标明每件展品毛重、净重；
②、需交验本国出口商品检验局出具的展品与卖品商检证书；
③、对某些食品、毛皮制品等，尚须出具检疫证书。
（二）展览品的安全与保险
出国展览品的投保，我国一般在国内投保，投保的项目，一般是火险、水险、盗窃险。投保的作用，主要是防备万一发生事故和失窃，尚可得到部分的补偿。但补偿永远不会同失去的价值相等，特别供展览、销售的展卖品，推动了就等于失掉了市场时机，其看不见损失是难以追加的。所以，防患于未然是至关紧要的大事。防火处理、防火装置、防盗措施、安全守卫与检查制度，都应完善和健全，并贯穿于开箱至装箱的整个展览活动过程。特别是对那些"价值连城"的珠宝、文物之类，更应重点加以保护，力求做到万无一失。
（三）展卖品的销售方式
1．小卖品的出售，赚点钱不是主要目的，从展览现场效果看，是为了活跃展览气氛，吸引更多观众；从展览促销角度看，小卖目的，全在于促进展览品的销售和获取大批定单位，以价廉物美之印象，博取广大观众对中国某些商品的良好印象，以有纪念意义的小商品，让观众留下对中国展览的记忆。同时，通过卖品出售，亦是实地了解当地消费市场的一次良机。从这最后一点考虑，不论采取何种方式出售卖品，展出者一定要参与进去作些现场考察和交谈。
2．小卖品出售方式，大体有三种：
①自销，最能取信于观众，但由于工作量过大，故往往将有限的展团力量牵进过多，而常常赞成本末倒置，削弱了展览与成交的工作；
②同当地经销商或代理商合作经营，销售设备和大部分售货员由当地合作者负责，可以大大减轻展览团的工作量；
③将小卖品更适销对路（包括部分有销售市场的试销品），可邀请代理商来华选购；
为使小卖品不因代理商可能的图利心切而推动原旨，事前应与经销代理订立关于销售价案同当地市场价格差价的幅度：通常低于当地市价的10%左右。
(四)展览品的处理
对展览品的处理，一般有这样几种情况：
1.国内指定不出售的，应原件运回；
2.贵重展品，一般可采取个别成交的办法，或寄售的办法。若二者都不成，则需运回；
3.中、低档的商品，一般采取折扣包销的办法，在展览中蒙尘、光彩失色、吊挂受损之物，折扣较大（商档的商品、艺术品一般不打折扣，有些令人瞩目的精品，相反因展览而身价上升）。
4.展览道具类，除了铝合金组装式道具之外，一般不具有重复使用价值的东西，出于运费过大的考虑，大多就地处理或出售，或赠送，或作废物处理。一个展览会的价值，往往会被为数不多的贵重展品占去一半或大半。所以展品处理的重点实际就在这些贵重展品的出售上，很多展团为此大伤脑筋。而横滨1980年上海工艺美术展览为些提供了良好的经验。在展览开幕之前，将贵重展品做成精致的样本，附上一张开幕请贴，通过当地的赞助机构派人送到当地的一些准买主手中，这就为目标买主的莅临展览、购买展品做了很好的公关宣传工作。结果，销售成绩极佳。
第六章大型展览展示活动的礼仪服务
展览会以其独具的专业性、针对性、直接性的特点逐渐成为国际、国内企业直接面对客户，展示自己的极好工具。与此同时一种新的礼仪文化随之诞生，即展览礼仪。展览礼仪最早形成于40年代法国巴黎的一次展览会，之后在70年代形成规模，并逐步向专业化、正规化发展，80年代末90年代初，展览礼仪在我国也逐渐发展起来，尤其是近几年伴随展览业的发展，我国的公司对展览礼仪企划也越来越重视了。
(一)什么是展览礼仪企划？
展览礼仪企划即是通过专业策划公司的精心策划，为参加展览的公司提供最完美的参展活动设计方案。它包括硬件的展位、展台布置，以及与之配合的各种声、光、电效果；软件的宣传促销活动、展览礼仪模特的培训及包装等，使公司的优势最大限度地表现出来。公司参加展览会的主要目的无非是提高公司的知名度，吸引客户，洽谈合作，在客户心目中树立自己良好的品牌形象。但是要达到这些目的的前提条件必须是：先把尽可能多的人吸引过来。
(二)如何做好展览礼仪企划?
如何进行展览礼仪策划，使企业在万商云集中能一枝独秀呢？
1．要了解展览会的类型、企业品牌、产品特点、展台风格、展位的周边环境及竞争对手的情况；
2．通过所掌握的资料进行整个礼仪活动的创意策划。例如要达到影视效果、解说效果、配音效果等等；
3．根据展示风格，选择礼仪小姐是活泼开朗型、小巧玲珑型还是现代表演型模特；
4．根据选择的模特体型服装的设计制作，展览服装要求新奇悦目，可按创意分为稳重型和明快型。总之能充人够表现一个企业的特色。
5．根据创意针对模特进行分工，例如：解说员、演员、展示员、接待员进行人员培训。
6．展览期间礼仪企划公司的管理及礼仪小姐的发挥也对展览的成功有着很大影响。
1996年国际汽车展在国际展览中心举行，世界名车云集，盛况空前，取得极大成功。在成功的背后，展览会中的礼仪企划功不可没。奔驰、宝马、本田、三菱等名车不仅在展台设计、技术专业人员花了大力气，更在礼仪策划、人员的选择培训，服装的选择等方面下了功夫。当我们走进展览会，本田小姐嗓音清澈的解说，让人赞叹不已；福特小姐的现场表演让人流连忘返，精美的展台，高雅的小姐，更显示出汽车的名贵。这些展览礼仪小姐与汽车的品牌、车型、风格、特点巧妙融合，相得益彰，体现出展览礼仪企划的精细和独具匠心。伴随汽车燕尾服的轰动效应，展览礼仪企划更加受到人们的重视。提到模特，大家立即想到时装表演，时装模特在服装业中的重要作用大家已认识到了。而对展览模特的了解却较为浅淡。1998年2月份的COMDEX电脑展中，一些人说，展览模特不就是请几位漂亮的小姐，站在那里发资料吗？这里仅说对了一点，漂亮小姐发资料是为了推广企业形象，但这还远远不够，单单是漂亮的小姐还不能胜任展览礼仪模特，展览礼仪模特还要具备良好的公关素质。如：应变能力，动听的声音，流行的解说能力，服装模特的表现力，丰富的礼仪常识等。有的企业认为本公司中有专业的技术人员，完全可以应付，就可不需要礼仪企划。其实回答很简单，那就是宣传和销售是不可分割的。现在这已成为事实。一位企业家曾经这样说：我的产品百分之八十是靠宣传卖掉的，余下的百分之二十存在库房。
好的展览企划可以在展览会上使公司活起来，跨出展台，走向更广阔的世界。
第七章大型展览的装饰与设计
大型展示是现代社会传达与交流信息的重要手段之一，随着参展规模的不断扩大，企业注入的商业信息也在成倍的增长，大型展示除去显示的竞争实力，其宣传效果往往令顾客难以忘怀。对设计者来说大型展示提出了一个非同寻常的挑战，因为普通展示设计中得出的经验，在这里是不适用的。在将大型展示设计具体化最终实现最佳效果的制作过程中，同电影与戏剧有着许多的相似之处，就像电影或戏剧有故事情节一样，针对企业参展的目的和意图决定展览的故事内容，表现方法等，这就是展示剧情。从相关展览场地的整体规划到某个兴趣点的具体构思，都要以这一剧情为统一要素贯穿其中。在展示设计的初期阶段，也就是着手设计之初，必须构想展示剧情的大致框架，随着设计作业的进行及对企业提供资料的调查及了解，大致上在基本设计结束时，也要决定展示剧情的各个主题的内容。所以展示设计从始至终受到展示剧情的左右。
如何建立展示剧情的框架是展示设计的关键，它决定着设计的走向。设计构思一定是基于某种主题所成，在基本设计的初期阶段，必须先了解讨论企业要传达给参观者什么信息，由此决定展示的大主题和风格，好的展示主题必须能直接表达展览内容，而且可以创造一种特殊的展览气氛，有效的吸引顾客达到宣传销售目的。其次要划分出补充大主题的小主题，还有相关的各种项目，这些内容既要与服从整体风格，又要有其独特的构思，能够成为一个个精彩的局域点。这些精彩点与整体风格协调起来即成为展示剧情的框架，就如同电影和戏剧中的剧情大概。由此出发考虑场地空间规划及造型结构的安排，开始基本设计。除了每个项目的展示意图外各小主题间的关系也是讨论的重点，由小主题的关系所构成的联系和展示空间的格调也息息相关。一旦决定了展示剧情的框架，就要讨论构成各个主题的每个项目的信息内容，但必须基于展示主题整体风格与观点去讨论，并确立展示重点，划分展示区域和空间及结构关系，规定各种造型细节等，将这些归纳起来，就是展示剧情。
在展览设计中所传达的商业信息，最终还是要落实到模型，影像，图表，样品等多种展示媒体上。而所有这些展示媒体的分配也必须按照展示剧情的内容来决定。要将重点放在重要主题的展示上，利用创新的媒体来表现展示重点往往能得到意想不到的效果。开发丰富的想象力来创造各种新颖的宣传媒体，讨论并选择使这些想法变成可行的具体方案，既保证符合展览场地的限定又具有同主题统一的风格，并纳入展示剧情。
基本设计方案和实施计划随着设计制作具体作业的进行都要改写。尤其进入设计的实施阶段，设计的详细细节及在此展开的信息内容都一一有了定案，但有时因为场地条件及信息材料变化的关系，也必须修改设计。在这种情况下，常常回归的原点就是展示剧情，所以展示剧情是进行大型展示设计时非常重要的关键。
展示设计是创造宣传效果和销售环境而不仅仅是艺术设计。它的艺术性远不及商业性，从某种意义说它是企业商品的扩展延伸，大型展示设计中所注入商业信息的多少，质量的高低，直接影响企业参展的成功与否。构思展示剧情能使设计者完善，准确的把握企业与商品的所有信息，以帮助参展企业抓住市场机遇，树立优良形象。
第八章人员出访手续办理
作为一家要去国外参加展览会的企业，如何办理相关人员的出国手续和签证自然是他们非常关心的问题。鉴于我国政府目前对出入境管理还相对比较严格。展览行业的行政审批制度依然存在，参展人员如何办理出国手续还需要依据其所持有的护照类型来决定：
(一)私人护照
私人护照外观颜色为紫红色，正面写有“中华人民共和国护照”字样，由公安部出入境管理局及其在各地的派驻机构签发，通常有效期为5年，我国公民申请此类护照通常比较方便。由申请人在其户口所在地的出入境管理部门申请（从9月1日起，北京，上海等城市的居民仅凭借身份证，户口本就可以按需申颔护照，有些地区的公民需要提供其所在单位开具的同意涵或国外邀请人出具的邀请函，作为打算出国参展的人员，可以请国外客户帮助出具邀请函以办理私人护照），申请人在提交材料后通常会在两周后得到护照。
私人护照持有者申请签证相对手续较为简便。大致程序如下：
拿到展览会正式邀请函→拨打使馆签证约电话，预约时间→在签证当天带齐材料按时到达使馆面试→取签证
在此过程中，参展人员需要了解以下几点：
1．展览会正式邀请函由中国组团方统一向展览会索要，并在参展人员向组团方交齐费用后下发，参展人员也可要求国外客户帮助其出具邀请函，但签证风险相对较大。
2．有些国家使领馆需要预约签证时间，如美国，德国等，有些国家则不需要，如英国等，参展人员可以自行安排时间前去面试。但约签证时通常需要提供申请人护照号，姓名，出生日期，签证约电话不需要申请人亲自拨打。需要注意的是，有些国家在签证高峰时段很难拨通电话，需要连续拨打。德国，美国等到热点国家在每年年底及七八月份为签证高峰期，申请人预约的签证时间可能为其预约时间后30天，故请提前预约，以免延误展览会。
3．通常持私人护照的签证申请者应在其所在领区的使领馆与签证官面试（各国使领馆规定），许多国家在中国的使领馆通常设在北京、上海、广州三地。也有些国家不接受本人预约，如日本，必须要求申请人将材料送至指定签证代办机构，由其统一办理。
4．有些国家对在一段时间内去过该国的申请人提供免面谈服务，由申请人将其申请材料送交中信实业银行，德国工商大会等代办机构。
5．有些国家要求申请人在面试当天以现金形式交纳签证费，也有些国家需提前交纳到指定代收银行，如美国需提前交纳中信实业银行。
6．有些国家在申请人面试结束后1小时内即可将颁发签证，如美国，也有些国家需要一周后颁发签证，如德国，意大利，申请人可以委托他人代取签证。
7．申请人面试时，通常需要携带以下材料（特指如参展之类的商务签证）：填写完整的签证表，护照，博览会主办方出具的正本邀请函，博览会参展摊位证明，博览会参展摊位费发票，申请人所在单位出具的经济担保函，申请人名片，身份证及户口本原件，复印件，结婚证书，在职证明等，申请人所在单位营业执照复印件，信用证明以及所从事的商务活动的证明文件等。
