试谈学术会议邀请函的特点与写作方法
麦裕华
（华南师范大学化学与环境学院，广东广州 510006）
学术会议邀请函（以下简称会议邀请函）是一些学术研究单位邀请某专业领域的专家学者，以及从事该专业领域的有关人员参加学术会议活动时，为表示庄重而使用的一种告知性礼仪文书。一些小型学术会议往往采用学术会议通知（以下简称会议通知）的形式公布会议邀请信息。会议邀请函和会议通知在本质上并没有区别，只是在使用环境和行文特点上有少许差异。这两类礼仪文书在学术科研活动中使用得相当频繁，而且时常混用。一般应用写作书籍中对此部分内容较少介绍。以下将结合具体事例，并且在联系、对比会议通知的基础上，针对会议邀请函的特点和写作方法而作出初步探讨。
一、会议邀请函的特点
会议邀请函主要使用在一些大型学术会议或者学术论坛中，具体如（1）国际性专业领域的学术会议；（2）涉及两国间不同单位的学术会议；（3）国家级专业领域学会及下属专业委员会的学术会议；（4）跨省份举办的学术会议。一些小型学术会议为了隆重其事也采用会议邀请函。所有的学术会议均能同时发出会议通知。会议邀请函与会议通知在实际应用中是可以相互替代的。相比之下，会议通知使用的范围更广。
会议邀请函发出的对象一般是政府相关职能部门负责人、大专院校和科研单位中从事相关研究工作的专家学者和工作者。对于一些与生活或工业应用相联系的学术会议，也将会邀请相关技术研究公司、生产厂商出席会议，并且作专题展览或者产品介绍、推售活动。
会议邀请函均需要在学术会议举办前的数月或者大半年内发出。其目的在于让与会者有足够时间准备专题发言报告或者提交论文，以及调整参会期间原有的工作安排。对于会议筹备委员会（或小组）而言，也能根据会议规模和回执提交情况确定参会人员名单、组织遴选各类报告。
二、会议邀请函的结构
会议邀请函作为告知性礼仪文书，其写法与一般的礼仪文书比较接近。一般由标题、称谓、正文、落款和附件等五部分组成，各部分的特点和写作内容介绍如下。
（一）标题。会议邀请函的标题一般由会议时段（即年份和会议届数）、会议内容和文种三部分组成，许多标题还写上会议通告轮数。例如“第×届某地××××学术会议邀请函”，或者直接简化为“××××学术会议邀请函”，具体例子如“第五届全国临床检验医学学术会议邀请函”。会议通知的标题写法与之相同，具体例子如“中国化学会第十一届胶体与界面化学会议通知（第一轮）”。
（二）称谓。为了表示尊重，会议邀请函首行顶格书写被邀请的单位名称或个人的姓名。在会议通知中，这部分内容被省略而直接连接正文。从中可以看出，会议邀请函有明确的对象针对性，是给以具体单位和个人的。而会议通知是向社会公布的，对象指向较为广泛。同时，为了减低会议筹备工作量，许多学术会议倾向于使用会议通知作为公告使用。如果邀请函的称谓是“尊敬的女士/先生”这一类词语，会议邀请函也将是公开使用的，在感情色彩上较优于会议通知。
（三）正文。正文内容比较庞杂，一般书写邀请的目的、活动内容、时间、地点及应注意的一些问题。正文内容大致划分为以下几项：（1）会议简介；（2）会议举办目的；（3）会议主题；（4）会议活动内容；（5）主办及协办单位；（6）会议时间和地点；（7）会议征文及展览情况；（8）会议联系方式。
以上八点内容在许多会议邀请函中都会分点列出，并且作出详细说明。一些会议邀请函还会简要回顾该专业领域发展现状简况，以说明本会议的重要性。
许多会议邀请函详细地列出大量会议信息。例如在“会议活动内容”一项中简要说明大会学术报告内容（可附上报告人和报告主题）、专题学术交流（可附上设立多少会场及会场主持人）等。有时还专列说明参会者的会议报到方法、会议注册费、考察活动、食宿和回程车票预订等细节事项。如果学术会议筹备委员会（或小组）将另外发出多轮会议通知，以上内容在初次邀请函中省略不写，留待其他通知中说明。
对于能联系到生产企业，有一定商业气息的学术会议，其邀请函中还会明确说明企业产品参展、广告收费等实质性的内容，以利于企业单位开展适应本公司的宣传活动。
一些学术会议建设了本会议的宣传网站。这类会议的纸质版会议邀请函将不再分项单列，而是合并多项说明事项，用简短明快的语言作出介绍。其电子版会议邀请函仍然按照上述会议邀请函的基本内容书写，而且说明的内容更加丰富、详细和具体。
（四）落款。落款中签署的是举办学术会议的单位，署名并没有统一的格式。下一行注明发函时间。
（五）附件。学术会议的准备工作是一个漫长过程。为了确知参加会议的大概人数，会议邀请函一般都会附上会议回执以便参会者能够填写交回。
三、写作的注意事项
（1）会议邀请函中对于学术会议的有关信息绝对要交代清楚，各种信息必须准确无误。如果正文只是简单介绍本会议状况，可以通过附件对具体内容作出详细说明。
（2）会议邀请函的语言要简明直接，不采用带有修辞的语言，不采用含蓄、委婉的语言。
（3）会议邀请函的语言要突出期盼性的表达，避免使用“务必”、“必须”之类带强制性语气的词语。常用的期盼性表达词语有：“热诚/诚挚邀请”、“期待光临”等。
